Operationeel
Een centraal kwaliteitsmanagementsysteem volgens de ISO 9001 en ISO 14001 standaarden staat aan de basis van het beperken van operationele risico’s. Dit kwaliteitsmanagementsysteem wordt jaarlijks intern en extern geauditeerd, met het doel om verbeteringen te signaleren en door te voeren. In 2022 zijn de certificeringen voor diverse organisatieonderdelen van Unica verlengd.
Om juridische en financiële risico’s bij de uitvoering van opdrachten te beperken wordt een bidform gebruikt waarmee onverantwoorde commerciële keuzes in de tenderfase worden voorkomen. Als de risico’s hoger zijn dan de bereidheid die Unica wil aangaan, begeleidt Juridische Zaken de aanpassing van contracten of worden specifieke operationele maatregelen in overleg met de verantwoordelijke manager vastgelegd en meegenomen in het projectmanagement. De belangrijke operationele projectrisico’s worden per contract geregistreerd in het risicoregister van het project, zodat eventuele bedreigingen en daartoe genomen mitigatiemaatregelen gedurende de uitvoering in kaart blijven. Ook de evaluatie is een vast onderdeel van het risicomanagementproces, zodat mogelijke disputen en faalkosten vroegtijdig gesignaleerd worden en de uitvoering van toekomstige projecten verder kan worden verbeterd.
Voor sommige opdrachten waar Unica aan werkt, geldt een verhoogd rubriceringsniveau volgens de Algemene Beveiligingseisen voor Defensieopdrachten (ABDO). Vanwege de gevoelige aard van de activiteiten van de opdrachtgever en de daarbij behorende informatie, zijn bij de uitvoering van deze opdrachten strenge eisen van toepassing als het gaat om de informatiebeveiliging. Ter begeleiding van dergelijke opdrachten heeft Unica een Landelijk Beveiligingsteam ingericht. Vanuit dat team worden twee keer per jaar samen met opdrachtgevers kennissessies georganiseerd ter bewustwording en om de risico’s van gevoelige opdrachten goed te kunnen beheersen. Met de best practices die besproken en gedeeld worden, wordt het compromitteren van gerubriceerde informatie voorkomen.
Voor de invoering van de Wet kwaliteitsborging bouwen (Wkb) is al in 2021 een uitgebreide impact-analyse gedaan. Deze wet schrijft onder meer voor dat opdrachtnemers in hun werkzaamheden nog meer aandacht moeten besteden aan de vastlegging van informatie in de gebouwdossiers. Dit past goed in de trend van verdere digitalisering en kwaliteitsverantwoording waar Unica in de breedte maatregelen voor heeft getroffen. De invoering van de wet was voorzien in 2022, maar is uitgesteld tot halverwege 2023. In 2022 zijn door het hele land workshops gegeven om medewerkers alvast voor te bereiden op de invoering.
Als een van de grondleggers van de Governance Code Veiligheid in de Bouw (GCVB) behoort Unica tot de kopgroep van bedrijven die de veiligheidscultuur in de bouw en techniek verder willen verbeteren. Inzake veiligheid hanteert Unica dan ook een zerotolerance beleid. Om aandacht te schenken aan veiligheidsbewustzijn worden medewerkers doorlopend geïnformeerd en krijgen nieuwe medewerkers als onderdeel van het introductieprogramma instructies hoe Unica omgaat met veiligheid binnen zijn bedrijven. Na behalen van de Safety Culture Ladder trede 2 in 2021, heeft Unica zich in 2022 voorbereid op certificering naar trede 3. De audits voor de volgende trede van deze branchespecifieke standaard voor veiligheidsbewustzijn vinden plaats in 2023.