“Al onze toegangsveiligheid en compliance is in één keer gewaarborgd”

Hoe kunnen we zo efficiënt en flexibel mogelijk onze toegangsveiligheid en compliance waarborgen? Met deze vraag klopte het internationale offshore-bedrijf Allseas jaren geleden aan bij Nsecure, specialist in toegangscontrole en security management en sinds 2017 onderdeel van de Unica Groep. “Thema’s als veiligheid, beveiliging en compliance zijn in de loop der jaren steeds belangrijker geworden voor ons bedrijf”, zegt Alain Cras, vessel manager bij Allseas. “Die zaken moet je echt goed op orde hebben. Maar dat is niet altijd eenvoudig als je, zoals wij, in meerdere landen actief bent en daardoor te maken hebt met verschillen in wet- en regelgeving.”

Compliance

Allseas werkt voor grote klanten, veelal olie- en gasbedrijven, over de hele wereld. “Zodra je aan boord gaat van een van onze schepen stap je feitelijk de grens over”, zegt Alain. Dat klinkt exotisch, maar betekent volgens Alain in de praktijk toch vooral een heleboel papierwerk. “In elk land waar we komen, moeten we voldoen aan de daar geldende regels. Ons hoofdkantoor staat in Zwitserland en momenteel werken we onder meer aan projecten in Noorwegen, Azië en Mexico. Maar voor onderhoudswerkzaamheden zijn we weer vaak in Nederland. Zodra we met een van onze schepen de Rotterdamse haven binnenvaren, vallen we onder de Nederlandse wet- en regelgeving. Soms moeten er zoveel werkzaamheden aan boord worden uitgevoerd, dat een schip wordt aangemerkt als een bouwplaats. In zo’n situatie treden er weer heel andere regels in werking. Dit gebeurde bijvoorbeeld bij de afbouw op de Maasvlakte van de ‘Pioneering Spirit’, het grootste offshore constructieschip ter wereld.”

Toegangscontrole

Het zorgvuldig regelen van de toegangscontrole tot internationale kantoren, scheepswerven, schepen en fabricagelocaties is een minstens zo grote administratieve puzzel. “Iedereen die als medewerker, bezoeker of onderaannemer toegang wil tot een van onze sites moet vooraf een uitgebreid registratieproces doorlopen. Hierbij wordt om allerlei informatie en documentatie gevraagd; van paspoort, kenteken en werkgeversinformatie tot medische keuringen, VCA-diploma’s en een eventuele werkvergunning. Daarnaast is iedereen die aan boord wil van een van onze schepen verplicht om een speciale veiligheidsinstructie te volgen. Pas als alle compliance in orde is, verlenen we een persoon voor een bepaalde datum volledige of beperkte toegang tot een schip of andere locatie. Eenmaal ter plaatse volgt er opnieuw een controle. Het hele registratieproces nam vroeger zo twee à drie uur per persoon in beslag. Met de toegangscontrole-oplossing en het identity management platform YIM van Nsecure vangen we het hele compliance- en toegangscontroleproces in één keer af. Bovendien neemt de voorregistratie op locatie nu nog maar zo’n tien minuten in beslag.”

Goedkoper en veiliger

De oplossing van Nsecure heeft zijn toegevoegde waarde inmiddels ruimschoots bewezen en wordt toegepast op de werven en onshore locaties waar schepen verblijven. Dat heeft Allseas veel opgeleverd. “Het systeem voldoet aan alle voorwaarden als het gaat om het snel en gecontroleerd aanmelden van personen”, zegt Alain. “Bovendien hebben we door deze efficiëntere manier van werken een enorme kostenbesparing kunnen realiseren. We werken met vele onderaannemers die de uren die zij kwijt zijn aan de voorregistratie aan ons doorberekenden. Die tijd is nu aanzienlijk verkort. En doordat Nsecure YIM heeft gekoppeld aan ons ERP-systeem voor urenregistratie weten we ook precies hoe lang onderaannemers bij ons aan het werk zijn geweest. Beide zaken hebben tot een enorme besparing geleid.”

“Met de maatwerkoplossing van Nsecure vangen we het hele compliance- en toegangscontroleproces in één keer af”

Alain Cras, vessel manager bij Allseas

Het systeem heeft volgens Alain ook een positief effect op andere kwesties, zoals gerichte inkoop en werken op een hoog veiligheidsniveau. “We weten precies hoeveel mensen op welk moment op een locatie aanwezig zijn. Hierdoor kan de catering veel gerichter inkopen. Ook biedt het systeem ondersteuning bij calamiteiten. We hebben al een paar keer een veiligheidsoefening gedaan en weten dan precies of iedereen van boord is of dat we een zoekteam moeten sturen.”

Vooruitstrevend

Waar sommige mensen Unica vooral kennen als een ‘traditionele installateur’ weet Alain uit ervaring dat de technisch dienstverlener dankzij zusterbedrijven als Nsecure tot veel meer in staat is. “We werken al meer dan tien jaar naar volle tevredenheid samen. Nsecure is koploper in de markt op het gebied van toegang en security management. Toen we zeven jaar geleden van start gingen met dit modulaire systeem, waarbij we overal ter wereld containers kunnen plaatsen met beveiligingssoftware, was dat heel vernieuwend. Inmiddels is de technologie natuurlijk weer een stuk verder. In de toekomst verwacht ik veel vernieuwing op het gebied van cybersecurity, AI en biometrische systemen.”

Allseas staat hier volgens Alain welwillend tegenover. “Als Nsecure iets nieuws heeft waarmee we onze processen kunnen verbeteren, zullen ze hun ideeën zeker pitchen. Het is fijn om een expert te hebben die met je meekijkt, want zelf weet je niet altijd of iets beter kan. De samenwerking met Nsecure is heel goed, ik kan niets negatiefs bedenken. We hebben dezelfde oplossingsgerichte mindset en de communicatie verloopt open en informeel. Nsecure is klantgericht, luistert goed en heeft aan een half woord genoeg; dé ingrediënten voor een prettige, duurzame samenwerking.”