Operationeel
Om de juridische en financiële risico’s bij de uitvoering van opdrachten te beperken zijn binnen Unica talrijke maatregelen van toepassingen. Al bij de verwerving van opdracht wordt met de ‘bid form’- methodiek in de RFI / RFP-fase gekeken naar operationele risico’s. Door hier gericht aandacht aan te besteden in de tenderfase en daarbij gebruik te maken van een risicomanagementsysteem worden onverantwoorde commerciële keuzes voorkomen. Hierbij wordt ook de werkkapitaalpositie in ogenschouw genomen.
Bij het sluiten van contracten en joint-ventures worden risico’s en verplichtingen bewaakt door de afdeling Juridische Zaken. Naast juridische risico’s worden bij grote projecten in samenspraak met de bedrijvenclusters de belangrijkste operationele risico’s bepaald. Die worden zorgvuldig vastgelegd in het risicomanagementsysteem, zodat gedurende het hele project de eventuele bedreigingen en daartoe genomen mitigatiemaatregelen in kaart blijven. Wanneer de risicoschatting hoger is dan de risicobereidheid die Unica wil aangaan, begeleidt Juridische Zaken de aanpassing van contracten of worden specifieke operationele maatregelen bepaald die tijdens de uitvoering van projecten worden ingezet.
De uitvoering van projecten wordt structureel geëvalueerd en de resultaten daarvan worden vastgelegd. Mogelijke disputen en faalkosten worden daarmee vroegtijdig gesignaleerd en verminderd, terwijl de inzichten ook worden gebruikt om de uitvoering van toekomstige projecten verder te verbeteren. Deze manier van werken komt tevens de kwaliteit van de uitvoering en daarmee de klanttevredenheid ten goede.
Waar Unica in algemene zin een lage risicobereidheid heeft voor operationele risico’s, geldt voor het thema veiligheid een zerotolerance beleid. Unica doet in zijn dagelijkse operatie nooit concessies aan veiligheid en stimuleert zijn medewerkers maximaal om daarin zelf verantwoordelijkheid te nemen en hun ketenpartners aan te spreken. Veiligheidsbewustzijn blijft door middel van periodieke communicatie onder de aandacht van medewerkers en binnen alle officiële overleggen is veiligheid een van de agendapunten. Vanuit de Governance Code Veiligheid in de Bouw ontplooit Unica ook met ketenpartners initiatieven om de veiligheidscultuur in de bouw en techniek verder te versterken.
Voor een toenemend aantal opdrachten waar Unica aan werkt, geldt een verhoogd rubriceringsniveau vanwege de gevoelige aard van de activiteiten van de opdrachtgever en de daarbij behorende informatie. Bij de uitvoering van deze opdrachten zijn strenge eisen van toepassing als het gaat om de beveiliging van de informatie. Door die strengere eisen zijn ook de operationele risico’s die met dergelijke opdrachten gemoeid zijn groter dan gebruikelijk. Ter begeleiding van dergelijke opdrachten is in 2019 een Landelijk Beveiligingsteam ingericht om de risico’s van dergelijke gevoelige opdrachten beter te kunnen beheersen. Voorbeelden van activiteiten waarbij het landelijke beveiligingsteam ondersteunt zijn aanbestedingstrajecten, screening van medewerkers, registratie van incidenten en calamiteiten en het onderhouden van contact met instanties als de AIVD en MIVD.