Verslag van de Ondernemingsraad

Voor iedereen gaat 2020 de boeken in als een veelbewogen jaar, waarin corona een andere manier van werken vereiste. Bij de zoektocht naar deze nieuwe, veilige manier van werken volgens de coronamaatregelen was de Ondernemingsraad (OR) uiteraard nauw betrokken. Ook het houden van verbinding met de collega’s die thuiswerken was daarbij een belangrijk aandachtspunt. Daarnaast stonden acquisities, meldregelingen en de arbeidsvoorwaardengids op de OR-agenda in het afgelopen jaar.

Samenstelling van de OR

De OR van Unica bestaat uit 15 zetels. De zetelverdeling is gekoppeld aan de verschillende Unica-clusters, die allen minimaal één vertegenwoordiger in de OR hebben. De OR-leden hebben een zittingstermijn van vier jaar. Om de twee jaar zijn er verkiezingen voor ongeveer de helft van de OR. Het dagelijks bestuur bestaat uit:

• Hendrie Koerhuis (voorzitter)

• Wilbert van Abswoude (vicevoorzitter)

• Roy de Wijs (secretaris)

De OR wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. Daarnaast is binnen de OR een aantal commissies actief die zich richten op specifieke onderwerpen, zoals veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu (VGWM), financiën, HR, ICT en communicatie. De commissies bereiden zaken voor ten behoeve van besluitvorming binnen de OR, die als geheel een besluit neemt over de betreffende onderwerpen. Eens per twee maanden overlegt de OR met de Raad van Bestuur (RvB), twee keer per jaar met een delegatie van de Raad van Commissarissen (RvC).

Na een verkiezingstraject zijn er per 1 januari 2020 drie nieuwe OR-leden gestart vanuit het cluster Unica Building Projects. Binnen het cluster Unica Building Intelligence is één lid herkozen. Voor het cluster Unica Building Services is ook één OR-lid herkozen en is per april 2020 een nieuw lid gestart. In september 2020 heeft dit cluster nog een nieuwe vertegenwoordiger gekregen na het aftreden van een OR-lid. Voor het cluster Unica Access & Security is er per januari 2020 een vacature, waardoor de OR eind 2020 uit 14 leden bestaat.

Beschermende maatregelen, werken op afstand

De ingrijpende maatregelen die vanaf half maart 2020 nodig waren vanwege het coronavirus, betekende voor alle medewerkers een andere manier van werken. Denk daarbij aan minimaal 1,5 meter afstand houden tussen collega’s, waar mogelijk thuiswerken en talrijke persoonlijke beschermingsmaatregelen zoals mondmaskers, gelaatschermen en voldoende ventilatie. De OR is door het Crisis Management Team zorgvuldig geïnformeerd over de verschillende maatregelen die binnen Unica werden genomen en heeft via zijn contacten in het veld getoetst of de maatregelen goed bij medewerkers over kwamen. Waar nodig zijn voorstellen gedaan om de communicatie hierover te verbeteren.

Corona had ook impact op het onderling overleg binnen de OR, waarbij de vergaderingen sinds februari op afstand plaatsvonden, via Microsoft Teams. Doordat Unica die overlegvoorzieningen al beschikbaar had en de OR daar al sinds 2018 mee werkt, kon de OR makkelijk de overstap maken om online te vergaderen.

Unica biedt diverse voorzieningen om thuis te werken. De OR heeft vanuit het initiatiefrecht een voorstel voor een thuiswerkregeling ingediend, aangezien het van veel medewerkers vragen kreeg hoe Unica omgaat met onvoorziene kosten voor thuiswerken. De RvB wil eerst een breder beeld hebben wat het werken in post-coronatijd betekent voor de hele organisatie en neemt in de beoordeling ook andere factoren mee, zoals de inrichting van de werkplekken op de kantoren en mobiliteitsbehoeften.

Overnames en integratie

De OR is betrokken bij de drie overnames waarmee Unica in 2020 zijn netwerk van bedrijven heeft uitgebreid. Met de overname van Numan & Kant in maart versterkt Unica zijn positie op het gebied van building intelligence, zowel in kennis en capaciteit als in regionale aanwezigheid. Daarom heeft de OR positief geadviseerd over deze acquisitie en daarbij aangeraden om de synergievoordelen die Numan & Kant binnen het cluster Unica Building Intelligence kan inbrengen, zoveel mogelijk te bevorderen en te benutten.

Medio maart nam Unica PCT Koudetechniek over. Aangezien dit een versterking van het producten- en dienstenportfolio van Unica inhoudt, heeft de OR geadviseerd dit bedrijf toe te voegen aan het netwerk van bedrijven. Aansluitend volgde in december de overname van Van Kempen Koudetechniek, ter verdere versterking van de positie van Unica in dit domein. De OR meent dat deze acquisitie de koeltechnische competenties van Unica in Nederland verder vergroot en versterkt en heeft dan ook een positief advies over deze overname gegeven.

Meldregelingen en arbeidsvoorwaardengids

Unica wil dat elke medewerker zich veilig en prettig voelt op het werk en dat men integer met elkaar omgaat. Begin 2020 zijn in dit kader nieuwe procedures en regels uitgebracht om dit te borgen, in de vorm van geactualiseerd beleid voor ongewenste omgangsvormen, arbeidsconflicten en de meldregeling integriteit (voorheen de klokkenluidersregeling). De OR was bij de totstandkoming hiervan uitvoerig betrokken en heeft in januari ingestemd met deze regelingen. Er is met de RvB ook gesproken over de algemene arbeidsvoorwaardengids van Unica, die geldig was tot 2020. Dat heeft ertoe geleid dat de huidige arbeidsvoorwaardengids ook na deze datum wordt aangehouden en er met versiebeheer gewerkt wordt. Tenslotte worden de verplichte ADV-dagen jaarlijks door de RvB in overleg met de OR toegekend en aan het begin van elk kalenderjaar gecommuniceerd naar de medewerkers.

Vooruitblik 2021

De werkzaamheden van de OR zijn gekoppeld aan de voornaamste arbeidsgerelateerde thema’s waar Unica zich op richt. Onder meer duurzame inzetbaarheid van medewerkers is een thema dat in 2021 aandacht krijgt. De communicatie van de OR richting de medewerkers blijft een terugkerend thema, waar ook in 2020 aandacht aan is besteed. Het streven is nog steeds om medewerkers op een zorgvuldige manier te informeren over de ontwikkelingen binnen Unica en de rol die de OR hierbij speelt.

In de tweede helft van 2021 zal de OR conform het rooster van aftreden verkiezingen houden onder verschillende clusters en daarbij tevens beoordelen of de zetelverdeling nog in lijn is met de clusteromvang. Ook wordt bekeken hoe de personeelsvertegenwoordiging van een aantal Unica-bedrijven hierin opgenomen kan worden.

Tenslotte wil de OR in 2021 vormgeven aan intensiever overleg met individuele clusterdirecteuren. De OR-vertegenwoordigers van elk cluster kunnen de signalen die zij ontvangen dan direct delen met de verantwoordelijke clusterdirecteur, zodat hen een beter beeld kan worden gegeven over eventuele aandachtspunten die voor hun cluster van belang zijn. 

26 maart 2021

Hendrie Koerhuis          
Wilbert van Abswoude                             
Roy de Wijs