Operationeel
Om juridische en financiële risico’s bij de uitvoering van opdrachten te beperken wordt onder meer gebruik gemaakt van een bidform. Die methodiek moet onverantwoorde commerciële keuzes in de tenderfase voorkomen. In 2021 is het bidform verder uitgebreid met een risicokwalificatie. Per project wordt een inschatting gemaakt of er sprake is van een laag, midden of hoog risicoprofiel. Op basis van dat risicoprofiel zal de governance voor het project worden ingericht. Wanneer de risico’s hoger zijn dan de bereidheid die Unica wil aangaan, begeleidt Juridische Zaken de aanpassing van contracten of worden specifieke operationele maatregelen bepaald die tijdens de uitvoering van projecten worden ingezet.
De toepasselijkheid van de Algemene Beveiligingseisen voor Defensieopdrachten (ABDO) is in 2021 opgenomen in het bidform. Voor sommige opdrachten waar Unica aan werkt, geldt een verhoogd rubriceringsniveau vanwege de gevoelige aard van de activiteiten van de opdrachtgever en de daarbij behorende informatie. Bij de uitvoering van deze opdrachten zijn strenge eisen van toepassing als het gaat om de informatiebeveiliging. Ter begeleiding van dergelijke opdrachten is een Landelijk Beveiligingsteam ingericht om de risico’s van dergelijke gevoelige opdrachten goed te kunnen beheersen.
Bij het sluiten van contracten en joint-ventures worden risico’s en wettelijke verplichtingen beoordeeld en bewaakt door de afdeling Juridische Zaken. De belangrijkste operationele risico’s worden per contract door elk bedrijvencluster geregistreerd in hun risicomanagementsysteem. Zo blijven gedurende de uitvoering van een project de eventuele bedreigingen en daartoe genomen mitigatiemaatregelen in kaart. De evaluatie van de uitvoering van projecten wordt eveneens vastgelegd, waarmee mogelijke disputen en faalkosten vroegtijdig gesignaleerd worden. De inzichten worden ook gebruikt om de uitvoering van toekomstige projecten verder te verbeteren.
Ter voorbereiding op de Wet kwaliteitsborging bouwen (Wkb) is in 2021 een uitgebreide impact-analyse gedaan. De nieuwe wet wordt waarschijnlijk vanaf 1 juli 2022 van toepassing voor vergunningsplichtige kleine gebouwen en kantoorpanden, waar een deel van de werkzaamheden van Unica onder valt. De wet schrijft voor dat de aanvrager van een vergunning verplicht is om een private kwaliteitsborger aan te stellen die de kwaliteit van het opgeleverde werk controleert. Afwijkingen ten opzichte van het oorspronkelijke plan moeten door de aannemende partij onderbouwd worden. De invoering van de wet betekent dat Unica vanaf 2022 nog meer aandacht zal besteden aan de vastlegging van informatie in de gebouwdossiers. Dit past in de trend van verdere digitalisering en kwaliteitsverantwoording waar Unica in de breedte maatregelen voor heeft getroffen. De nieuwe wet zal daarmee een beperkte invloed hebben op de werkwijze die Unica bij dergelijke projecten hanteert.
Waar Unica voor operationele risico’s nog enige risicobereidheid accepteert, wordt voor veiligheid een zerotolerance beleid gevoerd. Unica wil in zijn dagelijkse operatie geen veiligheidsrisico’s lopen en vraagt zijn medewerkers daar maximale aandacht aan te geven en hun verantwoordelijkheid te nemen. Dat ondersteunt Unica onder meer met een permanent communicatieprogramma voor veiligheidsbewustzijn. In 2021 werd tevens trede 2 van de Safety Culture Ladder behaald, een branchespecifieke standaard voor veiligheidsbewustzijn die ook onderdeel is van het ‘Veiligheid in Aanbestedingen (ViA)’ protocol. Vanuit de Governance Code Veiligheid in de Bouw is Unica een van de grondleggers om de veiligheidscultuur in de bouw en techniek verder te verbeteren.