Compliance

Unica hanteert de hoogste integriteitsstandaarden en gebruikt daarvoor eenduidige ethische normen en basisprincipes die aan alle medewerkers worden uitgedragen. Dat gebeurt via onze gedragscode en de ‘Spreek je uit’ regelingen die gelden bij misstanden, arbeidsgeschillen en ongewenste omgangsvormen. In 2023 is de regeling voor misstanden aangepast naar nieuwe wettelijke richtlijnen. Met ingang van het nieuwe jaar is een externe toepassing in gebruik genomen waarmee anonieme meldingen gegarandeerd kunnen worden.

Als ondersteuning van ons beleid maken we gebruik van vier externe vertrouwenspersonen. Vanuit deze vertrouwenspersonen en de compliance officer van Unica worden jaarlijks rapportages opgesteld over de werking van de ‘Spreek je uit’ regelingen. Deze rapportages worden gedeeld met de RvC, RvB en het Executive Committee en besproken met de Ondernemingsraad. De rapportage wordt ook gebruikt om het beleid te versterken of specifieke extra maatregelen te nemen. Bij de bijeenkomsten met het Executive Committee en de RvC wordt ook periodiek een compliance case besproken.

Nieuwe medewerkers krijgen tijdens de bedrijfsintroductiedag tevens een training over integriteit, compliance en security. Die onderwerpen worden ook regelmatig behandeld tijdens periodieke interne managementtrainingen. Ter verdere verdieping van specifieke onderwerpen houdt de afdeling Juridische Zaken elke maand ook aanvullende laagdrempelige online juridische workshops, die iedere medewerker kan volgen via ons online leerplatform.

Gezien hun voorbeeldfunctie besteedt Unica in het bijzonder veel aandacht aan training op ethisch gedrag en compliant werken van management. Dit gebeurt tijdens elke managementbijeenkomst. Bovendien geven alle directeuren jaarlijks een verklaring af dat ze zich aan de geldende wet- en regelgeving houden. Naar aanleiding van een periodiek assessment voor fraudegevoeligheid is in 2023 een aantal aanscherpingen gedaan in het compliance beleid.