Integriteitsbeleid

Ons ethisch en integriteitsbeleid vindt zijn grondslag in de gedragscode en een aantal protocollen. Unica vindt het belangrijk dat zijn medewerkers ethisch en integer handelen en doet daarom veel aan het ontwikkelen van een algeheel bewustzijn hierover. In 2023 hebben we e-learnings ontwikkeld op het gebied van ‘harde’ compliance zoals omkoping, corruptie en mededingingsrecht en op de ‘softe’ compliance waarbij sociale veiligheid centraal staat.

Op de introductiedagen voor alle nieuwe medewerkers behandelen we zaken als integriteit, het aannemen van cadeaus, valsheid in geschrifte en gewenste omgangsvormen. Op managementniveau bespreken we elk kwartaal deze onderwerpen en werken we aan bewustzijn op de ‘softe’ kant. Dan hebben we het bijvoorbeeld over stem verheffen en het effect daarvan op de medewerkers. Ook in het Executive Committee (ExCo) en met de Raad van Commissarissen worden integriteitskwesties besproken.

Er is een aantal belangrijke wijzigingen doorgevoerd in de nieuwe Wet Bescherming Klokkenluiders die in februari 2023 van kracht is geworden. Die zijn verwerkt in de aangepaste regeling misstanden. Een belangrijk nieuw aspect is de verplichting om anonieme meldingen mogelijk te maken. Met ingang van 2024 heeft Unica dit ingevuld met de implementatie van het nieuwe meldsysteem ‘ComplyLog’. Een melder kan in dit systeem een melding maken waarna hij of zij een code (token) ontvangt waarmee de melding kan worden gevolgd. Meldingen en correspondentie kunnen via het systeem volledig anoniem plaatsvinden.

Zowel de externe vertrouwenspersonen als de compliance officer voorzien ons management, de Raad van Commissarissen en de Gemeenschappelijk Ondernemingsraad van een jaarlijkse rapportage. Op basis van deze rapportages worden aanvullende maatregelen geformuleerd.